Baca Pos – Cara membuat form dengan mudah menggunakan mail merge. Apakah kamu pernah ditugaskan untuk membuat surat dengan banyak penerima? Mungkin kamu berpikir jika surat tersebut di buat satu-satu, meskipun isi surat nya sama dengan mengganti beberapa bagian seperti nama penerima, jabatan penerima dan lainnya.
Namun jika hal tersebut dilakukan untuk 10 orang mungkin masih bisa kamu atasi, lalu bagaimana jika penerima surat tersebut sangat banyak? Nah dalam hal ini kamu harus tahu bagaimana cara membuat nya dengan memanfaatkan fitur Mail Merge pada Microsoft Word.
Daftar isi
Apa itu Form?
Form dalam bahasa inggris artinya terbentuk. Form juga sering di artikan dengan formulir, yang merupakan sebuah kertas yang berisi beberapa pertanyaan formal yang perlu di isi. Terdapat pula formulir isian yang dapat berupa surat, label, dan lain sebagainya.
Baca juga: Cara Membuat Google Form Di Hp Android
Cara Membuat Form Menggunakan Mail Merge
Mail merge dalam Microsoft Word dapat digunakan untuk membuat berbagai macam dokumen, misalnya surat yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Oleh karena itu, mail merge ini merupakan fitur yang sangat membantu terutama apabila penerima surat sangat banyak.
Cara menggunakan mail merge dalam pembuatan surat adalah sebagai berikut:
1. Siapkan surat (Cara membuat form)
Cara membuat form tahap pertama siapkan surat dan kosongkan beberapa bagian misalnya untuk nomor, nama penerima surat, NIK (Nomor Induk Kependudukan) penerima surat, dan jabatan penerima surat. Simpan file surat tersebut dalam bentuk .docx.
Setelah itu pilih Mailings, kemudian select recepients, dan type a new list.
2. Buat bagian nomor
Cara membuat form tahap ke dua setelah muncul dialog new address list buat bagian nomor, nama, NIK dan jabatan. Setiap bagian judul pada kolom tabel di sesuaikan dengan kebutuhan.
Baca juga: Cara merubah PDF ke Word secara Mudah
Contoh pada gambar adalah mengganti kolom “First Name” dengan “Nomor Surat”. Pilih Customize Coulumns List, klik pada bagian First Name. Setelah itu, pilih remove dan ketik Nomor Surat. Kemudian silahkan ganti setiap judul kolom untuk bagian nama, NIK, dan Jabatan.
3. Hapus bagian Field Names yang tidak di gunakan
Cara membuat form berikutnya pada bagian Field Names yang tidak di gunakan bisa di hapus dengan cara, mengklik bagian yang ingin di hapus, pilih Delete dan klik Yes. Setelah memastikan Customize Adrees List sesuai dengan apa yang dibutuhkan dan yang tidak akan digunakan di hapus, maka pilih Ok.
Setelah itu, masukan setiap nomor, nama, NIK dan jabatan penerima surat.
4. Menambah dan menghapus penerima surat
Cara membuat form selanjutnya Pilih New Entry dan Delete Entry untuk menambahkan dan menghapus penerima surat. Kemudian klik Ok jika semua penerima surat sudah di masukan.
Kemudian letakan kursor pada bagian-bagian surat yang memunculkan setiap nomor, nama, NIK dan jabatan penerima surat.
Baca juga: Aplikasi Cari Jodoh Gratis Mencari Jodoh Online Serius
5. Memunculkan nomor surat
Contoh untuk memunculkan nomor surat adalah letakan kursor pada bagian nomor surat, pada Mailings pilih Insert Merge Field, klik No dan Insert.
6. Memunculkan Nama
Setelah itu, untuk memunculkan nama, NIK dan jabatan penerima surat juga menggunakan cara yang sama. Berikut adalah tampilan nya.
Setelah itu lakukan pengecekan apakah bagian penerima surat sudah benar. Pada Mailings klik Preview Result. Jika sudah betul maka pembuatan surat dengan Mail Merge sudah selesai.
Nah cara membuat form menggunakan mail merge pembuatan surat dengan Mail Merge ini hanya merupakan salah satu contoh saja. Mail Merge juga dapat digunakan dalam membuat sertifikat, label dan lain sebagainya. Tapi pada intinya fungsi Mail Merge adalah membuat sebuah dokumen yang isinya sama dengan penerima berbeda secara cepat dan mudah.
